0

Архангельский ежедневник

Содержание

Глеб Архангельский, Сергей Бехтерев, Марианна Лукашенко, Татьяна ТелегинаТайм-менеджмент. Полный курс

Редактор П. Суворова

Руководитель проекта А. Василенко

Корректор Е. Аксенова

Компьютерная верстка М. Поташкин

© Архангельский Г.А., 2008

© Лукашенко М.А., 2008

© Телегина Т.В., 2008

© Бехтерев С.В., 2008

© ООО «Альпина Паблишер», 2012

Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес

* * *

Введение

XXI в. предъявляет новые требования к каждому из нас, кем бы мы ни были: менеджерами и специалистами, руководителями, студентами, школьниками или владельцами собственных предприятий. Экономическая ситуация быстро меняется, объем получаемой нами информации растет изо дня в день, усиливается конкуренция, в том числе и на рынке труда. В этих условиях исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время. Время становится важнее денег.

В новой экономике, где жизненные циклы товаров исчисляются месяцами и неделями, на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности – внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых продуктов – становятся нормой в деятельности компаний и организаций. Изменения влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию инновационных проектов.

Растущие темпы изменений требуют от современных специалистов принятия большего числа самостоятельных решений, умения самостоятельно организовывать и планировать свою работу. Все возрастающие внешние запросы к работнику требуют от него умения самостоятельно (без обращений к руководителю) расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов.

Поэтому одной из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стало умение эффективно организовывать время на любом уровне – личном, командном, корпоративном, а также способность согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Научиться рационально использовать ресурс времени, действовать эффективно и добиваться успеха можно, научившись правильно планировать свою деятельность, управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными), расставлять приоритеты, ставить перед собой цели и достигать их, распределять свою рабочую нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха. И чем раньше нам удастся освоить навык эффективного управления своим временем, тем быстрее и легче будет наш путь к вершинам мастерства и успеха. Ведь на то, чтобы построить свою карьеру и достичь желаемого уровня, человеку дано менее 20 лет. И важно этим временем грамотно распорядиться, не растерять по дороге к своей цели драгоценные и невосполнимые часы и минуты, складывающиеся в годы.

Предоставляем вам возможность изучить и начать применять на практике техники тайм-менеджмента, которые сделают ваше движение к вершинам успеха не только быстрым, но и приятным.

История становления тайм-менеджмента в России

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда и личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап приходится на 20-е гг. ХХ в. – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время трудового энтузиазма, лозунгов и призывов и в то же время период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А. К. Гастева и П. М. Керженцева, чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Алексей Капитонович Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), был лично знаком и состоял в переписке с Генри Фордом. Зная идеи Форда и Фредерика Тейлора, он во многом не соглашался с ними. В отличие от Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации, и Форда, совершенствовавшего технику производства, Гастев основное внимание уделял человеческому фактору. Он считал, что именно человек играет главную роль в деятельности предприятия. Поэтому рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте. Некоторые из его разработок позволили одному из «отцов» научного менеджмента Ф. Гилбрету, ознакомившись с публикациями ЦИТ, заявить: «Русские глубже нас входят в НОТ».

18.07.1923 г. в газете «Правда» появилась статья «Время строит аэропланы», которая начиналась так:

«На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. Заседание, назначенное в 11 ч., до часу еще не начиналось, как это у нас часто бывает. Журналист меня спросил:

– Сколько человек в зале?

– Тысячи три с половиной.

– Среди них много слесарей, токарей, модельщиков?

– Да, вероятно, в зале преобладают рабочие разных специальностей.

Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал:

– Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, а то и два аэроплана.

Мы прождали еще «с пол-аэроплана», и только тогда заседание началось.

В самом деле, нам пора выражать наши бесконечные запаздывания в каких-то реальных величинах, например в аэропланах нашего воздушного флота. Тогда мы скорее осознаем экономическую гибельность нашей расхлябанности. Тогда мы научимся ценить время и работать с точностью».

Эта статья вызвала широкий отклик и стала катализатором общественного движения борьбы за время, результатом которой стало создание Лиги «Время». Ее руководителем и автором статьи был Платон Михайлович Керженцев. В тот удивительный период в отечественной истории без всякого государственного вмешательства люди организовывали ячейки Лиги «Время», писали статьи, «заражали» окружающих идеей разумного отношения к времени. Практически во всех газетах вскоре появились разделы «Борьба за время». При этом Лига предъявляла к своим членам достаточно жесткие требования, благодаря которым они не просто призывали к организации времени, но и предъявляли то, к чему призывали. К сожалению, Лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свертыванием НЭП (новой экономической политики). Но опыт деятельности Лиги показал, что ставить задачу борьбы за время в масштабах общества и государства – возможно.

«Второй этап» отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в начале 1970-х гг. книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь»1
Гранин Д. Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т. – СПб.: Вита Нова, 2009. – Т. 4.
. В ней повествуется о биологе А.А. Любищевеве, молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты, планировать свою работу. Здесь впервые появляется идея хронометража как основы системы управления личным временем. Прозвучала также важная идея бюджетирования расходов времени – гораздо более гибкого метода, чем обычное для западных подходов планирование. Книга вызвала широкий отклик и значительный интерес к теме организации личного времени. Последователи Любищева переписывались друг с другом, творчески развивали его методы и вырабатывали новые. Постепенно кристаллизовалась основная идея «любищевского» подхода – эффективное мышление как основа личной эффективности, и хронометраж как инструмент выработки этого мышления. Иначе говоря, личная эффективность не сводится к набору техник и приемов; наибольший результат дает осознанное управление временем как метод мышления.

Третий этап. В завершение рассказа об отечественной школе организации личного времени необходимо упомянуть такое уникальное явление, как первое в России и в мире онлайновое тайм-менеджерское сообщество, на сегодняшний день являющееся носителем и генератором наиболее современных методов повышения личной эффективности.

Сообщество зародилось при сайте «Организация времени» www.improvement.ru в начале нового тысячелетия, в январе 2001 г., и соединило в себе несколько очень важных элементов. Некоторые его участники – продолжатели любищевских традиций. Другая значимая составляющая сообщества – ИT-консультанты, благодаря системному мышлению которых классические подходы к личной эффективности объединяются с современными технологиями анализа и моделирования бизнес-систем. Третий элемент сообщества – обычные управленческие консультанты, менеджеры и предприниматели, которым близки идеи тайм-менеджмента.

Все участники тайм-менеджерского сообщества – от руководителей крупнейших корпораций до простых менеджеров небольших фирм – увлеченные люди, которые не просто ознакомились с теорией организации времени, но и внедряют в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента. А затем делятся своим опытом на страницах сайта www.improvement.ru, где опубликованы самые интересные и актуальные статьи многих активных участников тайм-менеджерского сообщества. Все собранные на страницах сайта истории – это реальный опыт применения инструментов, техник и технологий тайм-менеджмента в самых разнообразных областях и сферах деятельности. Наиболее интересные статьи приведены в качестве примеров в главах данного издания.

Новый виток развития тайм-менеджмента в России – открытие в 2007 г. первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. – МФПА). Таким образом, можно говорить о создании и развитии научной и научно-педагогической школы в области организации времени.

Становление и развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского, основателя и бессменного руководителя тайм-менеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации времени.

Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация Времени» на сегодняшний день – основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране.

Глава 1
Целеполага

Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным.

Сенека

1.1. Тайм-менеджмент как система

Понятие и определение целеполагания

Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен.

Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов.

Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом.

Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью.

Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап – это ответ на вопрос «как ехать?».

Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок? Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться? Как наиболее результативно отдыхать?

Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова.

Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП).

Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?

Подробно ознакомиться с перечисленными технологиями (а они действительно очень полезны и востребованы, особенно в управленческой среде) можно, прочитав посвященные этим темам книги. Названия некоторых из них приведены в списке рекомендуемой литературы.

Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».

Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?

Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии.

И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос «зачем?».

Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Почему цель так важна для каждого человека?

Ответом на этот вопрос и иллюстрацией того, что цель имеет в нашей жизни первостепенное значение, будет следующая история.

Утром 4 июля 1952 г. над всем калифорнийским побережьем простирался туман. 34-мя километрами западнее, на острове Каталины, в воду вошла 34-летняя женщина, собираясь плыть в сторону Калифорнии. Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледяная, а туман – настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку.

Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору. Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплывающих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода. 15 часов спустя Флоренс, совершенно окоченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Ее мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Флоренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сторону калифорнийского побережья, то не увидела ничего, кроме густого тумана, и снова попросила вытащить ее из воды. Несколькими часами позже, когда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от калифорнийского побережья!

Один репортер спросил ее: «Скажите, пожалуйста, мисс Чадвик, что помешало вам проплыть эти последние полмили?» «Мне помешал туман, – ответила она. – Если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели…»

«Мне помешал туман – если бы только я смогла увидеть землю…» – эта фраза мисс Чадвик стала крылатой. Так как она потеряла из виду свою цель, то сдалась прежде, чем достигла ее. То же самое происходит ежедневно со многими людьми во всевозможных жизненных и профессиональных областях.

Кноблаух Й., Велтье X. Управление временем

1.2. Проактивный и реактивный подходы к жизни

Лишь четко поставленная цель позволяет добиваться значительных результатов. Если ее нет, мы не можем составить план действий, поскольку не знаем, чего хотим достичь. Даже если предпринимаются какие-то шаги, непонятно, приводят ли они к успешному результату, поскольку нет четкого определения, что же является таковым. Мы теряемся и разочаровываемся, жизнь начинает казаться неинтересной и пустой, а раз так, то уже нет смысла двигаться вперед. Идея ставить цели неочевидна для многих наших соотечественников, которые не управляют своей жизнью, а лишь «плывут по течению». В английскую школу пошел, потому что родители велели; на юриста выучился, поскольку был подходящий блат; работаю «там, куда устроили»…

Печально, не правда ли?

Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает «проактивный» и «реактивный» подходы к жизни.

• Реактивный подход к жизни – это ее проживание посредством реагирования на внешние обстоятельства, жизнь по типу «как сложилось» и «как получилось».

• Проактивный подход к жизни – выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе мы сами формируем свою жизнь и признаем себя ответственными за нее.

Следует отметить, что проблема целеполагания не является исключительно российской или стран бывшего Советского Союза. Очевидным свидетельством тому является огромный читательский успех во всем мире книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»2
Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2012.
, в которой рассматривается проактивный подход к жизни.

Однажды эксперты компании «Организация Времени» согласовывали с известной французской корпорацией, работающей на российском рынке, содержание тренинга по тайм-менеджменту. Руководитель департамента обучения, француженка, никак не могла понять, зачем нужна тема целеполагания. После долгой дискуссии она задумалась, а потом сказала: «Пожалуй, вы правы. Очевидно, проблема жизненной неопределенности действительно актуальна для вашей страны. Во Франции все иначе – там семилетний школьник уже отлично знает свои цели на всю оставшуюся жизнь…»

Для того чтобы определить проактивность произвольного взятого человека, рассмотрим, чему он посвящает бόльшую часть времени и жизненных сил. Но сначала обратимся к двум понятиям: «круг забот» и «круг влияния»3
Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2012.
.

Каждого из нас волнует значительный перечень вопросов и явлений: здоровье, отношения с родными и друзьями, наше будущее, безопасность страны, в которой мы живем, проблема неуставных отношений в армии и т. д. Все это можно отделить от процессов и явлений, не оказывающих на нашу жизнь особого эмоционального или интеллектуального влияния, и поместить все, что нас волнует, в свой персональный «круг забот».

Если проанализировать то, что в нем находится, можно увидеть, что на одни входящие в него явления мы способны влиять, а на другие – нет. То, что поддается личному контролю, помещаем во второй круг, внутренний по отношению к «кругу забот», – «круг влияния» (рис. 1.2).

Степень проактивности зависит от того, на каком из кругов сфокусироваться в большей степени. Проактивные люди отдают приоритет «кругу влияния». Они направляют силы, время и энергию на то, что в их власти изменить, в результате чего расширяют свой «круг влияния» (рис. 1.3).

Реактивные люди, напротив, сосредоточивают свои усилия на «круге забот» – жалуются на поведение других людей, на обстоятельства, которые не в состоянии изменить, и обвиняют в своих неудачах кого угодно, только не себя. Они постоянно считают себя жертвой, и в их речи регулярно проскальзывают фразы: «Я ничего не могу поделать…», «Я такой, какой есть…», «Вот если бы…», «От меня ничего не зависит…». От них исходит негативная энергия, которая наносит вред и окружающим, и прежде всего им самим. Ведь, ориентируясь на реактивный жизненный подход, такие люди нередко упускают из виду те области, в которых реально могли бы что-то сделать. В результате их «круг влияния» сжимается (рис. 1.4).

…Он был прекрасным примером человека, никогда не пытавшегося управлять своей жизнью. Печальная правда заключалась в том, что он просто плыл по течению, спотыкаясь о самого себя, неизменно выдумывая оправдания каждой своей неудаче и отказываясь принять на себя ответственность.

Многие люди ведут себя подобно ему, словно они всего лишь проходят мимо жизни, перебираются из одного дня в другой. Не то чтобы у них не было никаких желаний или мечтаний о том, как они добиваются огромных успехов; но эти мечты сопровождаются множеством оправданий своего ничегонеделания, основанных на убедительных доводах, и они мгновенно преграждают им путь, как только такие люди начинают думать, что, возможно, – лишь возможно! – наступит день, когда они начнут исполнять эти желания.

Но им всегда что-нибудь мешает – неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами…

Ч. Норрис. Тайная сила внутри нас: Дзэн-решения реальных проблем

Фокусируясь на «круге забот», мы позволяем управлять собой тем процессам и явлениям, которые в нем находятся. Только проактивное мышление и поведение способны вызвать позитивные сдвиги, которые позволят расширить наш «круг влияния».

Всегда ли он находится внутри «круга забот»? Нет, бывают случаи, когда «круг влияния» человека, занимающего солидное служебное положение и имеющего высокий уровень материального благосостояния или нужные связи, оказывается шире его «круга забот».

Модель, представленная на рис. 1.5, отражает еще один реактивный подход к жизненным обстоятельствам, сфокусированный на «круге забот».

Эта картина характеризует поведение эгоистичных людей – возможностей у них достаточно, и повлиять они могут на многое, но вот использовать эти ресурсы во благо чего бы то ни было, кроме своего маленького «круга забот», не намерены.

Отметим, что у проактивных людей «круг забот» не бывает меньше «круга влияния». Им свойственно ощущать ответственность за множество процессов и явлений, происходящих в жизни. Они, как правило, задают себе вопрос: «Что я могу сделать для того, чтобы изменить нежелательную ситуацию?» – и пытаются повлиять на события, находящиеся в «круге забот», которые для них приоритетны.

Можно ли как-то развить собственную проактивность для достижении мечты? Ведь у любого из нас найдется миллион убедительных объяснений того, почему она до сих пор не стала реальностью. Масса неблагоприятных внешних обстоятельств будет тому причиной, и скорее всего, это правда. Но какая польза в том, что у нас есть оправдания? Ведь к мечте они нас не приближают. Означает ли это, что перед нами замкнутый круг: «отсутствие цели – отсутствие плана действий – отсутствие результата – разочарование – заниженная самооценка – потеря желания дальнейшего развития и движения вперед – отсутствие цели»? Да, но выход из него все же есть. Ставя перед собой вначале небольшие, несложные и достижимые задачи, можно постепенно проложить путь к успеху. Когда цель достигнута, мы испытываем невероятный подъем и уверенность в своих силах, появляется необходимость определять для себя новые цели.

Интересный и очень разумный взгляд на технологию достижения цели приводит один из участников тайм-менеджерского сообщества (далее – ТМ-сообщество) Андрей Панфилов в статье «Отличная технология постоянства активного действия»4
Полный текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/otpad.
.

Технология ОТПАД

Мой подход к проблеме «движения к цели» сводится к простой формуле, к методике, названной мною немного утрированным, но громким словом «ОТПАД» – отличная технология постоянства активных действий. …Главная идея технологии ОТПАД: при движении к поставленной цели нельзя останавливаться. Вернуться к потерянному ритму гораздо труднее, чем поддерживать его. Остановка, прерывание в движении негативно сказываются на всем процессе, а регулярные замедления и последующие рывки не принесут вам ничего хорошего, если, конечно, вы не преследуете цели специально создать дополнительные трудности для личностного роста. Для достижения цели необходимо постоянное действие. Пусть чуть-чуть, пусть понемногу, но двигаться вперед без остановки. Шаг за шагом, шаг за шагом, каждый день, непрерывно. Вспомните бегунов на длинные дистанции, как они двигаются? Вы хоть раз видели марафонца, который, быстро пробежав 100–200 метров, останавливается передохнуть, а потом снова бежит? Я не видел, так как спортсмены знают тот закон, о котором я вам рассказываю. Интересное и полезное свойство той загадочной силы, что называют инерцией, заключается в том, что она и помогает сохранять движение, т. е., уж если вы разогнались и стабилизировались, энергозатраты сразу снижаются. Народная мудрость гласит: «Вода камень точит». Это одна из интерпретаций данного метода, известная людям уже давно. Каждая капля, упавшая на камень, не может сделать существенных изменений в нем, ни сдвинуть, ни пробить. Но, капая постоянно в одно и то же место, вода промывает сначала ямку, затем – углубление увеличивается, пока наконец в камне не образуется отверстие. Теперь вода достигла своей цели, она может течь спокойно, преграда пройдена. Вот так и каждому из нас, глядя вперед на поставленную цель, следует постоянно делать что-то, что хоть на немного приближает к цели, и не останавливаться. Еще пара примеров в развитие все той же основной идеи. Каждый из нас не раз поднимался по лестнице. Как вы это делали? У вас не возникала мысль сразу прыгнуть высоко вверх и, перелетев весь лестничный пролет, оказаться на следующем этаже? Неужели было? Ну и как, получилось? Наиболее удобно подниматься, делая одинаковые по величине и ритму шаги. Кто-то будет идти через ступеньку, кто-то – вставать на каждую, но чем равномернее будет движение, тем проще будет идти. Еще приведу пример. Вспомните, как альпинисты поднимаются на высочайшие вершины. Они двигаются порою очень медленно, по несколько метров в минуту, а иногда и в час, но, продолжая движение, делая шаг за шагом, они приближаются к своей цели и в итоге достигают вершины.

Успешные, счастливые, самореализовавшиеся люди, многого достигшие в жизни, могут вести или не вести ежедневник, контролировать задачи лично или с помощью секретаря, быть сторонниками планомерности либо, наоборот, спонтанного реагирования на обстоятельства и т. д. Техника у всех разная. Но что объединяет этих людей, что у них обязательно есть, так это четкое понимание своих целей. И главное – готовность активно воплощать свои идеи в жизнь, невзирая на «объективные внешние обстоятельства».

Итак, ясная, четко сформулированная цель приносит успех.

Одно из регулярно проводимых в Гарвардском университете США исследований на тему «Процесс становления выпускников учебных заведений в течение длительного временнόго периода» дало следующие результаты.

83 % выпускников не имеют перед собой никаких целевых установок, касающихся карьеры. Их средняя заработная плата берется за основу. С ее помощью проводится сравнение.

14 % выпускников имеют четкую карьерную цель, однако не изложили ее на бумаге. Они зарабатывают в среднем в три раза больше, чем выпускники из первой группы.

3% респондентов поставили перед собой четкую цель, касающуюся их дальнейшей карьеры, и дали ей письменное определение. Они зарабатывают примерно в десять раз больше, чем выпускники, принадлежащие к первой группе.

Гарвардское исследование цели проясняет еще один аспект: письменное изложение привносит ясность в мышление. Тот, кто хранит свои мысли лишь в голове и думает, что это и есть цель, ошибается.

Й. Кноблаух, Х. Велтье. Управление временем

Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. Во-первых, наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. Во-вторых, если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время.

Ну, а в-третьих, разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться.

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном тайм-менеджменте выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

  • 9–30 Планерка
  • 13–00 Обед
  • 14–00 Позвонить клиенту
  • 16–00 Встреча с адвокатом
  • 20–00 Театр, спектакль «Гроза»

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

  • Полить цветы
  • Помыть посуду
  • Проверить почту
  • Купить картошку
  • Заказать товар у поставщиков

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до 28-го» (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

«Бюджетируемые» задачи — это разновидность гибких задач. У них тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они занимают значительное время. Например:

  • Подготовиться к докладу — 1 час
  • Написать статью — 2 часа
  • Разобрать завалы в почте — 1 час
  • Покрасить гараж — 3 часа
  • Помыть окна — 1 час

Задачи относят к «бюджетируемым», если их продолжительность существенно влияет на распорядок дня. Чаще всего это дела, которые требуют от одного часа и больше.

«Бюджетируемые» задачи могут быть и регулярными. Предположим, что какой-то проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной «бюджетируемой» задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм жестко-гибкого планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм жестко-гибкого планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по тайм-менеджменту — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать результативно-ориентированные формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или какие-то важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше как-нибудь обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. «Бюджетировать» время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно «бюджетируют» время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При «бюджетировании» учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, из-за которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к «бюджетируемым», вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

«Бюджетируемые» задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они по-прежнему актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или как-то переформулировать.

Например, если вы несколько раз переносили задачу «сделать заказ товара», воспользуйтесь методом швейцарского сыра и разбейте ее на несложные подзадачи: скачать прайсы, отметить нужные позиции, записать необходимое количество товара, позвонить в торговый отдел компании-поставщика. Такие небольшие подзадачи можно легко выполнять «между делом».

Жестко-гибкое планирование — это отличное решение, если в вашем расписании много жестких задач.

Чтобы «выжать максимум» из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане (то есть незапланированного времени), тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» от непредвиденных задач.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Книга: Тайм-менеджмент. Полный курс

Скрыть рекламу в статье

Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

• жесткие – привязанные к определенному времени;

• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.

Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.

В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев

Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):

Оглавление книги

Всем привет!

Недавно я прочитал книгу о тайм-менеджменте Глеба Архангельского под названием «Тайм-драйв».

В этой статье я хочу поделиться теми принципами управления временем, которые в ней нашёл. С их помощью вы забудете, что такое нехватка времени и начнёте достигать свои цели.

Суровый тайм-менеджмент Глеба Архангельского

№1. Время — это наш капитал

В области времени нет миллионеров. Если взять за среднюю продолжительность жизни 75 лет, то получится, что у каждого из нас есть 600 тысяч часов.

Но треть жизни мы спим и первые 3-4 года совсем не помним. Остаётся 400 тысяч часов.

Одни люди расходуют это время эффективно и становятся успешными. Такие, как Билл Гейтс, Ричард Брэнсон и Уоррен Баффет. Другие тратят свои лучшие годы на безделье, а потом умирают в нищете.

Чтобы добиться чего-то в жизни, нужно научиться управлять самым ценным ресурсом в нашей жизни — временем.

№2. Отдых

Ощущали ли вы себя усталым и измотанным после долгого рабочего дня? Если да, то вы не одиноки. С этой проблемой сталкиваются миллионы людей по всему миру. Японцы даже придумали слово «кароши», которое обозначает смерть от напряжения на работе.

Решение просто — нужно правильно организовывать свой отдых. В этом вам помогут следующие советы:

  1. Отдых должен быть ритмичным. Лучше отдыхать 5 минут каждый час, чем когда появится свободная минутка
  2. Во время отдыха переключите своё внимание на другой вид деятельности. Если вы сидели за компьютером — прогуляйтесь на свежем воздухе. Если трудились на даче — присядьте.
  3. Обязательно покиньте рабочее место. Смените обстановку. Как говорил Владимир Маяковский: «Работаешь сидя? Отдыхай — стоя!»
  4. Не просыпайтесь резко. Пусть в 7:30 приложение на смартфоне включает спокойную мелодию, в 7:45 — музыку, а в 8:00 — слова «Просыпайся! Уже утро!»
  5. Ориентируйтесь на свои биоритмы. Если вы сова, то активны во второй половине дня. Поэтому откладывайте важные дела на этот период времени. Если вы жаворонок, то лучше сделать всё с утра, так как после полудня наступит спад активности.
  6. Устраивайте 30-минутный послеобеденный сон. На возражения начальника ответьте, что вы будете работать эффективнее, если отдохнёте, чем если будете трудиться на износ.
  7. Длина вашего сна должна быть кратна циклам. Пока человек спит, у него сменяются несколько циклов сна. Длятся они от 1 часа до 2 часов. Если человек проснётся раньше, чем закончится цикл, то проснётся разбитым. Поэтому мы высыпаемся лучше, когда поспим 7 часов, а не 7,5. Первая цифра кратна 60, а вторая — нет.

График биоритмов среднестатистического человека. Когда происходят спады, мы начинаем хотеть спать и работать менее эффективно.

№3. Мотивация

Кто хочет — ищет способы. Кто не хочет — причины.

Сократ

В работе встречаются такие задачи, которые надо выполнить, но к которым совсем не хочется приступать. Как найти мотивацию для их выполнения? Используйте следующие рекомендации:

  1. Совмещайте неприятные дела с приятными. Например, вам нужно сделать уборку, но вы никак не можете к ней приступить. Включите музыку. Тогда убираться станет проще и веселее. Приятные дела, которые помогают включиться в работу, называют «якорями».
  2. Используйте метод «маленьких кусочков». Разделяйте большие дела на маленькие части. Допустим, вам надо посадить картошку. Первым «кусочком» станет — разложить клубни по вёдрам. Вторым — распределить обязанности — одни копают, другие кидают картофель. Третьим — посадить картошку на первой части огорода. Четвёртым — закончить садить на второй части.
  3. Используйте поощрения. Если вы будете ходить на тренировки 3 раза в неделю — на выходных пойдёте по магазинам. Если позвоните клиенту — съедите дольку шоколада.
  4. Начинайте день с неприятных задач. Этот принцип тайм-менеджмента называют «поеданием лягушек». Если вы съедите всех гадких «лягушек» с утра, то остаток дня будет замечательным.
  5. Заведите таблицу ежедневных дел. Ставьте прочерки, когда пропустили какое-то дело, и галочку, когда его выполнили. Если в строчках станет много пропусков — значит, есть повод для беспокойства.
  6. Используйте «календарик-пинарик». Купите календарь и вычёркивайте прожитые вами дни. Так вы будете чувствовать течение времени и начнёте действовать.

Таблица ежедневных дел

№4. Цели

— Батюшка, скажите, а я правильно живу?

— Правильно, сын мой. Но зря.

Мы научились организовывать время на уровне дней и недель. Теперь перейдём к более крупным формам организации — мечтам и целям.

Давайте сначала разберёмся, зачем надо ставить цели:

  1. Появится смысл жизни.
  2. Вы сможете контролировать свою ситуацию и менять план действий, когда измените цели.
  3. Будете достигать результатов, а не стоять на месте.

Рассматривайте себя как компанию

Представьте, что вы не сотрудник какой-то фирмы, а целая корпорация. Перед вами стоят задачи, которые стоят перед всеми компаниями:

  • ставить долгосрочные цели;
  • планировать бюджет;
  • продвигать бренд — завоёвывать признание других людей;
  • работать над достижением целей.

Мыслите проактивно

Только вы ответственны за то, что происходит в вашей жизни. Если вы живёте на пособие по безработице — в этом ваша вина. Если зарабатываете миллионы — виноваты тоже вы.

Начните мыслить проактивно. Не перекладывайте ответственность на других. Советую прочитать интересную книгу на тему проактивности — «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови.

Напишите эссе о своей жизни через 5 лет

Постарайтесь ответить в нём на следующие вопросы:

  • как вы будете начинать свой день;
  • чем будете заниматься и где работать;
  • где будете жить;
  • какие проблемы решите к тому моменту;
  • каких результатов достигните;
  • как будете проводить свободное время;
  • чем будете обладать.

Главное, описывайте свои «родные» цели. Часто бывает, что цели нам навязывает общественность. Например, иметь крутой «Порше» — признак богатого человека. Но подумайте, нужен ли вам он на самом деле. Если да, то смело записывайте его в список целей. Если нет, то вычеркните оттуда.

Узнайте свои ценности

Для этого возьмите тетрадь и ежедневно отмечайте в ней главное событие дня. В конце недели записывайте главное событие недели. По окончанию месяца — событие месяца. В конце года — главное событие года.

Напротив события напишите ценность, на основе которой вы сделали его главным:

  • Приезд сестры. Ценность — семья.
  • Повышение на работе. Ценность — карьера.
  • Нашёл кошелёк с тысячей рублей. Ценность — деньги, материальные богатства.

Через месяц у вас накопится список из 30 событий. Посмотрите, какие ценности встречаются чаще всего. Это и есть ваши главные ценности. Исходя из них, ставьте цели и формулируйте миссию.

Миссия и эпитафия

Мы разобрались с ценностями. Теперь приступим к формированию личной миссии. Сначала определим, чем миссия отличается от цели.

Цель — это то, что мы стремимся получить от жизни.

Миссия — это то, что хотим отдать миру. Именно миссия отличает вас от других. Что изменится в мире, если вы умрёте?

Миссия Илона Маска — создать колонию на Марсе. Марк Цукерберг хочет создать мировое сообщество, которое будет вовлекать людей в общественную жизнь и сохранять культуру.

Чтобы составить личную миссию, придумайте эпитафию, которую будут видеть люди на вашем надгробном камне. Там может быть написано следующее: «Алексей Александрович Иванов родился… скончался… Достиг высот в… Семья любила его за…» Подумайте, каким вас должны запомнить потомки.

Области жизни

  1. Личностный рост. Самообразование.
  2. Хобби.
  3. Карьера.
  4. Семья.
  5. Отношения с окружающими людьми.
  6. Отдых.
  7. Духовность.
  8. Здоровье и спорт.

Ставьте цели в каждой области.

Техника SMART

SMART — это техника для постановки целей.

Расшифровывается как — specific, measurable, achievable, realistic and time-bound — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные ко времени.

Примеры неправильных целей — стать богатым, похудеть, накачать пресс.

Примеры целей, составленных с помощью техники SMART — накопить 10 миллионов рублей к 1 января 2025 года, похудеть на 3 килограмма к 1 июля, накачать 6 кубиков к 1 августа.

Мы сделали эти цели конкретными, достижимыми и реалистичными, а также указали сроки достижения.

№5. Рабочий день

Вчера — рано. Завтра — поздно. Сегодня — некогда.

Вы уже поставили цели с помощью техники SMART? Напишите в комментариях, какие.

Если не достигать цели, то толку от них мало. Поэтому перейдём к планированию. Рассмотрим, как правильно планировать день.

План должен быть

На бумаге или в телефоне, но не в голове. Если вы будете держать его в голове, то либо забудете половину пунктов, либо вспомните о них в конце дня. Нужно завести дневник планирования или скачать приложение AnyDo на смартфон.

Планировать день можно утром или вечером. Я предпочитаю делать это перед сном, потому что люблю просыпаться, зная, что буду делать сегодня. Выберите для себя лучший вариант.

Планирование дня занимает 5-10 минут. Зато какая экономия времени! Брайан Трейси в своей книге «Выйди из зоны комфорта» говорит:

Каждая минут планирования — 5 минут сэкономленных во время работы.

Метод планирования ABCDE

Запишите на листе бумаги все дела, которые хотите выполнить завтра. Напротив них поставьте букву A, B, C, D или E.

A — важные и срочные дела. Их нужно выполнить сегодня же.

B — важные, но не срочные дела. К ним нужно приступать после выполнения дел с грифом A. Пример таких дел — чтение книг, занятия спортом, изучение иностранных языков.

C — эти дела хорошо было бы сделать. Но если вы их не сделаете, ничего плохого не случится. Если вы сегодня не купите носки, то сможете купить их завтра.

D — дела, которые можно поручить другим.

E — неважные дела, которые попусту тратят время. Например, компьютерные игры и соцсети. У меня — это чтение научной фантастики и фэнтези. Книги очень интересные, но время пожирают сильно. Прям как лангольеры.

Лангольеры — пожиратели времени

В конце дня оценивайте, как вы его провели по 10-балльной шкале. Пишите, что можно было сделать лучше. Также записывайте идеи, пришедшие за день.

Пример записи в дневнике дел

Ставьте цели в соответствии с техникой SMART.

Нет Да

Почитать книгу Энтони Роббинса Прочесть 30 страниц в книге «Деньги. Мастер игры»

Учить иностранные слова Потренировать 10 новых слов в Lingualeo

Позвонить 3 клиентам Позвонить 3 клиентам и попросить их о встрече

Заплатить за ЖКХ Оплатить ЖКХ, когда буду проходить рядом с банком

№6. Среднесрочное планирование

Как запланировать день — понятно. А что делать с планированием недели, месяца и года? Давайте разбираться.

Техника «День — Неделя — Год»

У вас должно быть три типа планов:

  1. План на день.
  2. На неделю.
  3. На год.

Как с ними работать?

  1. Поставьте цели на год.
  2. Когда будете ставить цели на неделю, посмотрите цели на год и подумайте, какие из них начнёте выполнять в следующие 7 дней.
  3. Когда будете планировать день, посмотрите план на неделю и решите, что начнёте делать завтра.

Как контролировать рутинные дела

Делать зарядку, убираться на рабочем столе, оплачивать счета — эти дела нужно делать регулярно.

Чтобы контролировать их выполнение составьте такую таблицу. Если вы выполните задачу, поставьте галочку. Если нет — минус.

Таблица рутинных дел

Когда в какой-то строке накопится слишком много минусов — вы поймёте, что надо что-то менять.

Как определять бюджет времени на задачу

Когда вы научитесь определять время, необходимое для выполнения крупных задач, станете мастером планирования.

Допустим, вы пишите книгу. Её нужно отослать издательству через 130 дней. В книге будет 240 страниц. Значит, каждый день вам нужно писать по 2 страницы. На это уйдёт от 30 минут до 2 часов в день.

Получается, что каждый день вы должны уделять 1 час написанию книги.

Вот алгоритм, который поможет вам определять бюджет времени:

  1. Определите объём работы (240 страниц).
  2. Определите срок выполнения (130 дней).
  3. Выясните производительность труда (2 страницы в час).
  4. Посчитайте, сколько времени необходимо каждый день.

Отслеживать выполнение задачи можете с помощью таблицы из предыдущего параграфа.

№7. Приоритеты

Главный принцип тайм-менеджмента — тратить время на главное.

Как определить это главное? В школах и университетах такому не учат. Там обязательная программа для всех. Никому не интересно, что одни предметы важнее для вас, чем другие. Приходится учить всё.

Первый шаг к расстановке приоритетов — выкинуть из жизни ненужные дела. Например, друг просит вас устроить его к себе на работу. Вам без разницы, будет он работать там или нет.

Но соглашаетесь помочь. И приходится тратить время, чтобы поговорить с начальником, выставить друга в лучшем свете, а потом ещё помогать ему освоиться на рабочем месте.

Сколько часов можно так потратить на достижение чужих целей? Не один. Поэтому нужно научиться говорить «Нет».

6 способов говорить «Нет» людям

  1. Не оправдываться. Скажите «Нет, потому что не хочу». На такой ответ трудно что-то возразить. А вот при ответе «Нет, потому что некогда» вас могут спросить: «А когда появится время?»
  2. Аргументировать ответ. Если ответ «потому что не хочу» кажется для вас слишком грубым, используйте сильные аргументы. К примеру: «Я не могу устроить тебя на работу, потому что ты не справишься».
  3. Хитрость. «Я не смогу довезти тебя до вокзала, потому что в 18:00 у меня тренировка». Хотя на самом деле её может не быть. Но лучше, чтобы была, ведь легко попасться на обмане.
  4. Дать надежду. «Я не уверен, что тебя возьмут, но попробую поговорить с начальником». Будьте осторожны с этим способом — человек может принять это за обещание, а потом обидеться.
  5. Сделать желаемое непривлекательным. «Я с удовольствием отвезу тебя. Только после этого тебе придётся подождать меня пару часиков».
  6. Другой путь. «Знаешь, эта работа не так хороша, как кажется. Лучше вот сходи к … и попроси его устроить тебя. Там платят побольше».

Секрет избавления от ненужных дел

Откройте свой план на день и перечитайте все дела. Напишите, для какой цели нужно каждое из них. Если нашлись задачи, которые вы выполняете по привычке — уберите их. Сэкономите время.

У меня таким делом было чтение фантастики и фэнтези. Были интересные и поучительные книги — «Хроники Нарнии», «Властелин колец». А были вредные — «Игра престолов».

От вредных я отказался и стал читать больше развивающей литературы.

Всё о покупке времени

Ещё один способ сэкономить время — поручить задачи другим людям за деньги. К примеру, вместо того чтобы убираться дома самому, можно нанять домработницу. Или можно не садить огород, а покупать овощи зимой на рынке.

В сэкономленное время можно заняться более важными делами — работой, бизнесом, семьёй.

Как определить приоритетность задачи

  1. Возьмите список задач.
  2. Напишите критерии оценки их приоритетности.
  3. Оцените задачи по критериям.
  4. Выберите задачу, набравшую больше всего баллов.

Рассмотрим пример.

Нам нужно выбрать квартиру. Есть 3 варианта — однокомнатная в центре города, трёхкомнатная в пригороде, двухкомнатная в спальном районе. Стоят они одинаково 2 миллиона 400 тысяч рублей.

Критерии будут следующие:

  1. Количество комнат. Максимум 5 баллов.
  2. Близость к центру. Так как этот показатель нам не так важен, то максимально можно поставить 3 балла.
  3. Интерьер. 5 баллов.

Квартира в центре — 2 + 3 + 5 = 10 баллов.

В спальном районе — 3,5 + 2 + 4 = 9,5 баллов.

В пригороде — 5 + 1 + 5 = 11 баллов.

Получилось, что лучший вариант — трёхкомнатная квартира в пригороде.

№8. Информация. Как справиться с творческим хаосом

На дворе — информационная эпоха. Чтобы не попасть в ряды отстающих, нужно уметь работать с большими объёмами информации.

Допустим, вы работаете копирайтером. Ваш коллега читает 30 книг в год. Вы — ноль. Кто будет успешнее? Правильно, не вы.

Давайте поговорим о том, как эффективно работать с информацией.

4 совета по правильному чтению

  1. Читайте. Если вы раньше не читали, начните с этого дня. Билл Гейтс читает 50 книг в год. Марк Цукерберг — одну книгу в неделю. И они миллиардеры.
  2. Выписывайте интересные мысли. Лучше сразу во время чтения, потому что потом вам будет лень просматривать книгу сначала.
  3. Применяйте советы на практике. Прочитали страницу — применили — перешли к следующей. Если вы не будете применять, то чтение не принесёт пользы, так как «потребление информации — путь в никуда» (Андрей Парабеллум). Вы станете как тот парень, который «сотни книг прочёл, но ни в одну не вник».
  4. Не читайте всё. Писатели любят заимствовать идеи у других авторов. Многие книги о саморазвитии — это пересказ чужих мыслей. Что-то новое встречается редко. Ваша цель — быстро просмотреть книгу и прочитать внимательно только те главы, в которых есть что-то новое.

Телевизор — в топку

Что показывают по телевизору? 5 стандартных сюжетов:

  1. Теракты.
  2. Убийства.
  3. Коррупция.
  4. Фразы: «Мы всех накажем». Террористов или коррупционеров.
  5. «Всё будет хорошо». Санкции — не помеха. Пробьёмся.

Зачем вам накачиваться отрицательной энергией? Перестаньте смотреть телевизор. Если случится что-то действительно важное, вам сообщат друзья или родственники, которые смотрят его.

Соцсети — туда же

Если вы сидите в соцсетях для развлечения, займитесь чем-нибудь другим. Есть куча дел, которые принесут больше пользы. То же чтение, спорт или встречи с друзьями.

Если вы ведёте бизнес в соцсетях, то заходите туда только по делу. Приняли заказ, выложили пост в группу — вышли из аккаунта.

С сообщениями поступайте следующим образом — уделяйте 10-15 минут в день на их прочтение.

Ведите дневник идей

Заведите блокнот, в который будет записывать все мысли, посетившие вас за день. Возьмите за привычку «выжимать» из себя 2 идеи ежедневно.

№9. Поглотители времени

У среднестатистического человека есть 200-400 тысяч часов жизни. Значительную часть из них мы тратим на хронофаги — занятия, которые поглощают наше время.

Как с ними справиться

  1. Заведите хронометраж. Записывайте каждый день, что и в какое с вы делали. Хронометраж
  2. Посчитайте, сколько времени уходит на приоритетные дела, а сколько на не нужные.
  3. Заносите в тетрадь, сколько часов вы тратите на неприоритетные дела.
  4. Снижайте этот показатель.
  5. Когда снизите один показатель, например, время просмотра телевизора, приступайте к следующему.

Таким образом можно сэкономить минимум 1-2 часа времени. Я уже нашёл, на чём могу сэкономить — на чтении интересных статей в Интернете.

Как использовать время в дороге

  1. Читайте книги.
  2. Слушайте аудиокниги.
  3. Переписывайтесь с клиентами в соцсетях.
  4. Отдыхайте.
  5. Учите иностранные слова с помощью приложения Lingualeo.

№10. Идеология тайм-менеджмента Глеба Архангельского — 7 принципов

  1. Жизнь дана один раз. Поэтому не надо растрачивать её попусту.
  2. Время — ценный ресурс. У всех людей его примерно одинаково, от 200 до 400 тысяч часов.
  3. Время и поступки человека — необратимы. Их нельзя вернуть обратно.
  4. Человек свободен менять мир. Неважно, родились ли вы в семье миллионера или в заброшенной деревушке. Если у вас есть сила воли, то вы можете это исправить.
  5. Человек ответственен за свои поступки. Он отвечает за то, как тратит время и где находится на лестнице успеха.
  6. Нужно постоянно развиваться. Во всех направлениях.
  7. Надо проповедовать тайм-менеджмент другим. Чтобы окружающие люди не разбазаривали свой самый ценный ресурс, а шли по пути к целям.

Вот и всё. Это было краткое содержание «Тайм-драйва» — лучшей русскоязычной книге о тайм-менеджменте от Глеба Архангельского.

Некоторые моменты я пропустил, некоторые — добавил от себя. Получилось, что получилось.

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому,

с благодарностью за приобщение

к традиции управленческого мышления

и за вовремя подаренную книгу о Времени

«Эта странная жизнь».

От издателей

Книга, которая экономит время, — это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности — и много новых благодарных учеников. Заработает издательство — и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем — в отличие от Глеба и издательства — трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций — ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону — как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты — они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн Издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие: наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное — время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем — одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент — это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик — нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели — и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, — это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге — обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» — хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» — так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением — и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте — способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени — на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели — и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и — организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *