Важным фактором эффективной коммуникаций в рамках компании, между сотрудниками, и с клиентами — является удобная телефонная связь. Именно по этой причине активно используют технологии IP-телефонии, которые позволяют минимизировать время на поиск нужных для абонента лиц. Одним из актуальных и действенных способов оптимизации связи являются внутренние или, как еще говорят, добавочные номера. Подготовленный нашими специалистами материал, поможет в общих чертах понять, что представляет собой внутренняя нумерация.
Внутренние номера – это зачастую короткие виртуальные номера сотрудников и отделов одной сети корпоративной IP-телефонии, использующей офисную или облачную АТС. Простыми словами, это собственная нумерация предприятия, которая бывает трех-, четырехзначная, а в телефонных сетях крупных организаций — пяти-, шести- и семизначная.
Содержание
Назначение добавочных номеров
Если смотреть на добавочные номера как на технический элемент АТС, то это цифровые коды-идентификаторы, которые присваиваются отдельным специалистам или отделам для более удобной внутренней телефонной связи. Не используются в ТСОП (телефонные сети общего пользования), поэтому на разных предприятиях может быть один и тот же диапазон нумерации. Например, АТС одного предприятия может применять нумерацию в диапазоне 200-399, и АТС другого — ту же нумерацию в том же диапазоне. Возможно подключение неограниченного количества добавочных номеров, как это предлагает компания 1ATS во всех своих тарифных планах.
Соединение внутренних номеров с ТСОП осуществляется при помощи телефонных станций, как «железных” так и программных или облачных, а использование ИТ-технологий совместно с облачными АТС повышает эффективность работы любой организации. Это особенно актуально для коммерческой деятельности.
Принцип работы
Работа добавочных номеров, как говорилось выше, осуществляется на платформе офисной и облачной АТС. Принцип — одинаковый для обоих случаев.
Добавление, редактирование внутренних номеров осуществляется в специальном интерфейсе. Осуществление звонков между добавочными номерами, переадресация вызовов на них с мобильных и городских номеров происходит в самой АТС.
Как говорилось выше, внутренние номера дают возможность звонящему установить быструю связь с нужным сотрудником.
Для соединения между персоналом одной корпоративной сети, абоненту достаточно набрать нужный короткий номер.
При звонке с сети ТСОП на основной номер предприятия, будь то городской, сотовый или SIP, абонент слышит короткое приветствие и возможный набор действий (IVR-меню); нажимает необходимую цифру или другой символ («звездочку”, «решетку”), а система соединяет его с нужным специалистом, посредством переадресации на соответствующий добавочный номер. В свою очередь возможно перенаправление вызова с последнего на личный телефон специалиста (мобильный, домашний). Иногда компании указывают добавочные номера своих сотрудников на визитках и т.д., и в этом случае возможен вариант ручного набора со стационарного или мобильного телефона. Для этого вводится основной номер, а после активации тонового режима — внутренний.
Преимущества использования
Присвоение внутренних номеров конкретным специалистам или подразделениям организации, используя технологии IP-телефонии, позволяют следующее:
- • своевременно и без пространственных ограничений реагировать на звонки клиентов;
- • быстро связывать с нужным специалистом;
- • принимать вызовы на любое устройство;
- • организовать телефонную связь без значительных расходов на оборудование и аренду помещений;
- • в считанные минуты присваивать внутреннюю нумерацию новым сотрудникам, отделам;
- • контролировать и давать оценку работе операторов, менеджеров;
- • использовать для входящих звонков несколько городских линий большему количеству внутренних абонентов;
- • упростить совершение звонков между персоналом;
- • бесплатно общаться внутри корпоративной сети, даже если сотрудники находятся в разных городах, странах;
- • разгрузить call-центр и освободить время операторов для более продуктивной работы с целевой аудиторией.
Компания 1ATS предлагает крупному и малому бизнесу, стартапам и индивидуальным предпринимателям использовать в своей деятельности все вышеперечисленные преимущества внутренних номеров.
Бухгалтерский и налоговый учет расходов на мобильную связь
В бухгалтерском учете мобильный телефон, приобретенный предприятием, ценой более двух тысяч рублей отражается на счете 01 «Основные средства». В налоговом учете эти затраты можно единовременно включить в материальные расходы, если стоимость телефона меньше 10 тысяч рублей. Более дорогой телефон считается амортизируемым имуществом, относящимся к третьей амортизационной группе (срок полезного использования — от трех до пяти лет).
Стоимость подключения мобильного телефона к сотовой сети в бухгалтерском учете учитывается на счете 97 «Расходы будущих периодов». В налоговом учете затраты на подключение сразу включаются в прочие расходы.
Порядок учета текущих услуг связи, таких как ежемесячная абонентская плата, оплата соединения, роуминга, определителя номера и других, в бухгалтерском иљ налоговом учете совпадает. Они включаются в расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Пример.
В апреле ООО «Фокус» приобрело для своего менеджера по продажам мобильный телефон стоимостью 3600 руб. (в том числе НДС — 600 руб.). Одновременно общество оплатило расходы по подключению к сотовой сети — 1200 руб. (в том числе НДС — 200 руб.) и перечислило аванс компании — оператору связи — 2400 руб. (в том числе НДС — 400 руб.).
Руководитель своим приказом определил срок амортизации телефона в бухгалтерском учете и срок списания расходов на подключение — четыре года. Также установлено, что «Фокус» оплачивает расходы на оплату услуг связи в пределах 1200 руб. в месяц (включая НДС). Расходы сверх этой суммы вычитаются из заработной платы работника.
Бухгалтер должен сделать такие проводки:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
— 3000 руб. (3600 — 600) — приобретен телефон;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 600 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— 3000 руб. — телефон передан работнику;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 60
— 1000 руб. (1200 — 200) — учтены расходы по подключению телефона;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 200 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 4800 руб. (3600 + 1200) — оплачен мобильный телефон с подключением;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 800 руб. (600 + 200) — принят к вычету НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51
— 2400 руб. — перечислен аванс компании — оператору связи.
В мае предприятие получило счет и счет-фактуру по услугам связи за апрель на сумму 1800 руб. (в том числе НДС — 300 руб.). Сверхлимитная сумма расходов составила 600 руб. (1800 — 1200). Бухгалтер сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
— 1000 руб. (1200 — 200) — учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые предприятием;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 200 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60
— 600 руб. — учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые работником;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
— 1800 руб. — зачтен ранее перечисленный аванс;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 200 руб. — принят к вычету НДС.
В апреле в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, войдут:
— стоимость телефона — 3000 руб.;
— расходы на подключение — 1000 руб.;
— оплата текущих услуг связи — 1000 руб.
Начиная с мая 2002 года стоимость телефона в бухгалтерском учете должна ежемесячно амортизироваться, а расходы на подключение ежемесячно списываться на расходы. Бухгалтер должен делать такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02
— 62,5 руб. (3000 руб. : 48 мес.) — начислена амортизация;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
— 20,83 руб. (1000 руб. : 48 мес.) — списана часть расходов на подключение.
Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Марина ТУРКИНА,
налоговый консультант ООО «Аудит Холдинг»
Бесперебойная и качественная связь без лишних затрат осуществляется посредством новейшей системы офисной телефонии.
Многоканальный номер телефона имеет ряд весомых преимуществ:
- быстрое подключение;
- возможность сохранить номер при переезде;
- высокое качество трансляции голоса;
- объединение всех линий компании в одну.
Использование облачной АТС — выбор успешных компаний.
Экономьте на услугах телефонной связи с помощью выгодных тарифов виртуальной АТС.
Посмотреть тарифы…
Подберите «красивый» прямой городской номер и подключите его по доступной цене!
Подобрать номер…
Независимая АТС компании «Межрегиональный ТранзитТелеком» имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- новейшее техническое обеспечение;
- свобода масштабирования;
- сокращение затрат;
- отсутствие проводов, не нужна телефонная линия.
Предложения от компании «Межрегиональный Транзит Телеком»…
Организация телефонной связи для офиса современной компании ставит нас перед выбором на каждом этапе этого процесса. Аналоговая или интернет-телефония? Софтфон или IP-телефон? Номер 8-800 или 8-804? Многоканальный или нет? Часто в поисках полезной и достоверной информации нужно потратить много времени, потому что знать о плюсах и минусах каждого подхода необходимо каждому, кто решил наладить или реорганизовать офисную телефонную связь.
Системы «офисной» связи: плюсы и минусы
Телефонная связь в офисе может быть организована двумя различными способами, которые отличаются друг от друга методами приема и передачи сигнала. Первый способ – это привычная и всем знакомая аналоговая телефония. Суть его заключается в кодировании звуковых сообщений и преобразовании их в электрический сигнал, который передается по каналу связи в виде обыкновенного телефонного кабеля. Достигая места назначения, информация расшифровывается и уже в обработанном виде попадает адресату. Принцип работы второго метода, IP-телефонии, по своей сути, не отличается от первого. Разница в канале связи и пунктах приема и передачи информации – в случае с виртуальной телефонией данные передаются по Интернету с сервера на сервер, а кодировка осуществляется по так называемым протоколам.
Аналоговая система – традиционный, проверенный временем способ телефонизации офиса. Этот метод является достаточно надежным вариантом, преимуществами которого можно считать относительно низкую стоимость оборудования и неплохой уровень качества связи. Но недостатки тоже присутствуют – с появлением альтернативного варианта в виде виртуальной телефонии тарифы на городскую, междугороднюю и международную связь нельзя назвать низкими. Еще одним минусом являются сложности, возникающие при подключении дополнительного номера – для этого нужно проводить отдельную линию, что чревато временными и финансовыми затратами.
Интересный исторический факт
Долгое время изобретателем первого телефона считался американский ученый Александр Белл. Только в 2002 году Конгресс США признал авторство этого устройства за Антонио Меуччи, который подал заявку на патент изобретения за 16 лет до Белла.
Если говорить о преимуществах виртуальной связи для телефонизации компании, то первым делом следует обратить внимание на легкость подключения (в том числе и многоканальных номеров), недорогие тарифы, хорошее качество связи, отсутствие географической привязки и возможность использовать в качестве телефона даже обычный компьютер. Но и у этого современного подхода есть некоторые недостатки – для того чтобы все функции IP-телефонии работали на должном уровне, требуется устойчивый сигнал и высокая пропускная способность сети Интернет (не менее 512 Кбит/с). По данным опроса представителей российских компаний малого и среднего бизнеса, проведенного Cisco Systems вместе с аналитической компанией Coleman Parkes Research Limited, при переходе на виртуальный метод связи 96% респондентов отмечают снижение расходов на звонки, 47% опрошенных признают, что такой подход экономит время сотрудников, 26% отмечают устойчиво низкий уровень затрат на IT-администрирование.
Обеспечение офиса или целого предприятия телефонной связью, так или иначе, связано с приобретением дополнительного оборудования, будь то обычные аналоговые или SIP-аппараты, мини-АТС, маршрутизаторы и различные кабели. Отдельно следует остановиться на разъяснении понятия офисной мини-АТС. Это локальная телефонная станция, предназначенная для управления звонками компании. Устройство устанавливается либо в офисе (если речь идет об аналоговой связи), либо представляет собой виртуальный сервис на сервере провайдера (если говорить об облачной АТС) и осуществляет прием и передачу информации от телефонных операторов.
Аналоговая мини-АТС обычно используется компаниями с потребностью установки до 50 внутренних номеров. От числа подключаемых телефонов зависит как размер самой «коробки» АТС, так и количество проводов, ведь каждый аппарат должен быть подключен кабелем к телефонной станции. Вариант установки аналоговой АТС популярен среди организаций с маленьким оборотом, которые не предъявляют высоких требований к качеству связи и не нуждаются в дополнительных функциях телефонии.
Виртуальная мини-АТС подходит для компаний с любым количеством сотрудников, так как с ее помощью можно организовать внутриофисную беспроводную связь. Эта система весьма функциональна, ее легко настроить под конкретные нужды предприятия в данный период времени, а также модернизировать. Причем стоимость данного решения значительно ниже, чем приобретение аналоговой АТС, а организация – в разы легче.
Любопытный факт
Ответ на вопрос, почему виртуальные АТС часто называют «облачными», никак не связан с погодными условиями. Это выражение произошло от словосочетания «облачные вычисления» («cloud computing») – концепции, согласно которой программа запускается в браузере на локальном компьютере, в то время как все ее данные и приложения хранятся на сервере. Элементы схем таких удаленных сетей обычно изображались в виде облаков, отсюда и произошло название.
Еще один вариант организации телефонии в офисе – спутниковая связь, но об этом способе расскажем чуть позже.
Некоторые компании предпочитают избегать трат на оборудование и поддержку каких-либо телефонных станций, поэтому отказываются от самой идеи организации офисной связи. Такой вариант вполне оправдан для фирм с количеством сотрудников до 5 человек, ведь если они находятся в одном кабинете, то и внутренние звонки совершать ни к чему.
Какие телефонные аппараты выбрать?
На данный момент распространенные устройства приема и осуществления звонков имеют несколько разновидностей – это аналоговый телефон, спутниковый, IP-телефон, DECT-телефон и софтфон.
С аналоговым телефоном знакомо большинство жителей нашей страны – такие устройства установлены во многих квартирах, часто их называют «домашними». Организация офисной АТС с помощью таких аппаратов, как мы уже упоминали, на сегодня актуальна для небольших компаний, деятельность которых не связана с высокой нагрузкой на телефонные линии.
IP-телефоны являются более современным вариантом, так как их устройство предполагает прием и передачу звуковых данных через Интернет. К виртуальным средствам связи относят и так называемые софтфоны – специальные программы или мобильные приложения. Они позволяют осуществлять и принимать звонки с использованием компьютера, смартфона или планшета. Неслучайно IP-телефония становится все более популярной среди предприятий, относящихся к любой сфере бизнеса. «Пластичность» системы позволяет организовать оптимальный ход работы, независимо от размера компании и ее направленности. Существенную роль в этом вопросе играет легкость подключения – даже если у вас в офисе установлены аналоговые аппараты, то с помощью специальных VoIP-шлюзов вы сможете превратить их в современные IP-телефоны.
Использование DECT-телефонов основано на передаче данных по радиоканалу и является неплохой альтернативой виртуальным беспроводным устройствам, но только в том случае, если нужно организовать связь между филиалами, которые удалены друг от друга не более чем на 15 км.
Отдельно стоит сказать о спутниковых телефонах – эти устройства позволяют передавать сигналы через специальный коммуникационный спутник на орбите планеты. Поэтому качество сигнала такого устройства не зависит от местоположения абонента относительно телефонной станции – они «ловят» сеть практически в любом уголке Земли. Но подобная связь отличается повышенными тарифами, поэтому использование спутникового телефона для офиса целесообразно лишь в случаях, если отделения компании расположены на отдаленных территориях, где организация ни аналоговой, ни IP-телефонии невозможна.
Выбираем номер телефона в офис
Большое значение имеет номер, который будет служить контактным для вашей организации. Из всего многообразия наборов цифр важно выбрать именно тот, который станет своеобразной «визитной карточкой» фирмы, привлекая клиентов и обеспечивая их лояльность. Следует определиться, нужен ли вам многоканальный номер, благодаря которому клиент остается на линии в ожидании ответа. Этот вариант очень удобен для организации «горячих линий» и call-центров, так как позволяет удержать потенциального покупателя, пока не освободится оператор.
Телефонные номера можно разделить на три типа:
- Прямой городской номер подойдет для большинства компаний независимо от размеров и направленности. Это классический удобный вариант из семи цифр (не считая кода города), оплачивается по тарифам оператора.
- Номер 8-800 – прекрасный способ завоевать сердца клиентов. Дело в том, что все входящие звонки оплачиваются владельцем такого телефона, а для того, кто совершил исходящий звонок, они являются бесплатными. Клиенты доверяют компаниям с номером 8-800, ведь он означает, что предприятие достигло высокого уровня и имеет возможность взять на себя расходы на телефонную связь.
- Номер 8-804 – более доступный аналог номера 8-800. По функциям они практически одинаковые. Есть лишь небольшое отличие – при исходящем звонке номер у вызываемого абонента определяется.
Телефон компании, которая старается идти в ногу со временем, – это не просто случайный набор цифр. Покупка так называемого «красивого» номера может стать дополнительным удачным маркетинговым ходом. Объясняется это довольно просто – чем лучше запоминается номер телефона, тем охотнее клиенты станут совершать звонки. Кроме обычных наборов цифр, не представляющих из себя «красивые» последовательности, существуют так называемые «бронзовые», «серебряные», «золотые» и «платиновые» номера. Они состоят из повторяющих цифр или их комбинаций, что позволяет сделать телефон легко запоминающимся и узнаваемым, например 8-800-100-45-54.
Выбор метода организации телефонной связи в офисе должен основываться на четком понимании, каких целей вы хотите достичь. Будь то простой и удобный способ связи между сотрудниками, создание современного и надежного call-центра, снижение расходов на междугороднюю связь или даже все вместе – необходимо оценить достоинства того или иного подхода, а также его недостатки. Правильный выбор технологии связи и оборудования способен вывести вашу компанию на действительно новый уровень развития.
Организация связи в офисе
Этапы процесса обеспечения офиса телефонной связью могут различаться в зависимости от используемого вами метода. Но без выбора провайдера, то есть оператора, предоставляющего услугу подключения, не обойтись. Желательно, чтобы в этой роли выступала проверенная временем крупная компания, качество услуг которой подтверждено положительными отзывами уже подключившихся абонентов. Примером такой организации может служить «МТТ» – национальный оператор международной и междугородной связи. Это крупная компания, существующая на рынке услуг по обеспечению связи уже более 20 лет. Деятельность «МТТ» основана на использовании новейших разработок и современного телекоммуникационного оборудования, что и позволяет ей обеспечивать надежные цифровые каналы связи для всех 88 субъектов Российской Федерации. Этот оператор предоставляет услуги по подключению виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородную и международную связь.
Сложно представить успешную компанию без качественной телефонной связи: любой бизнес требует постоянных коммуникаций с клиентами, партнерами и сотрудниками. Затраты на телефонизацию крупной фирмы весьма ощутимы: закупка техники, плата за подключение и обслуживание линий. Уменьшить расходы можно за счет применения в офисе современных технологий — IP-телефонии. Однако важна не только экономия бюджета. Гарантировать эффективность работы может лишь связь, полностью соответствующая потребностям компании. Мы сравним качество и гибкость настроек аналоговой и IP-телефонии, а также стоимость подключения и совершения звонков в рамках каждого типа связи.
Какую систему телефонии выбрать для офиса: истина — в сравнении
На данный момент подключение телефонной связи осуществляется двумя способами: с помощью аналоговой и IP-телефонии. Рассмотрим подробнее каждый из видов.
Классическая система — это подключение одного или нескольких абонентов к оператору связи с выделением индивидуального телефонного номера для каждого из них. Этот тип телефонии приемлем лишь для компаний, которым достаточно одной-двух линий, то есть малого бизнеса, небольших магазинов или офисов с низкой частотой входящих и исходящих звонков. Для крупных компаний подобный подход несет слишком высокие затраты, ведь подключение и обслуживание каждого номера будет стоить денег.
Частично решить эту проблему помогает аналоговая мини-АТС, которая «распределяет» существующие линии на внутренние телефоны абонентов, создавая так называемую многоканальную систему связи. Таким образом, одним номером может пользоваться множество сотрудников, но при этом количество одновременных входящих и исходящих вызовов будет не больше числа установленных линий. Впрочем, на внутренние звонки это правило не распространяется — между собой сотрудники могут общаться без ограничений. Этот метод организации телефонии подойдет для маленьких и средних компаний, для которых важны внутрикорпоративные разговоры и нет необходимости в совершении большого количества звонков.
Еще недавно аналоговая телефония с использованием обычного телефонного кабеля была единственно возможным способом обеспечить надежность и качество голосовой связи. Но в последние годы ситуация изменилась: цифровая телефония теперь может обеспечить непревзойденное качество звука и устойчивость канала связи при значительно меньших расходах. Так, применение IP-телефонии позволит сократить затраты на междугородние переговоры на 30–40%, а также сэкономить 10% на местных звонках (если сравнить с расценками на аналоговую связь).
Кроме того:
- при переезде вашего офиса существующий номер можно сохранить;
- функция переадресации звонков на сотовые телефоны повышает мобильность сотрудников фирмы;
- есть возможность организовывать аудио- и видеоконференции, call-центры, горячие линии;
- подключаемые услуги записи и прослушивания разговоров помогают повысить качество обслуживания;
- возможно создание сложного голосового меню;
- можно легко и быстро управлять услугами связи и менять настройки в рамках виртуальной АТС;
- существующий аналоговый номер можно сохранить, переведя его в формат IP-телефонии.
В итоге, офисная IP-телефония обладает значительными преимуществами перед классической, поэтому с каждым годом число ее пользователей неуклонно растет.
Подключение IP-телефонии возможно как одновременно с проведением в офис Интернета, так и позже. Крупным организациям или тем, кому необходим call-центр, желательно выделить отдельный интернет-канал для передачи голосовых данных, это сделает работу более стабильной и даст возможность организовать до 30-ти телефонных линий одновременно.
По статистике самой популярной сферой использования IP-телефонии является торговля (чуть больше 30% от общего числа компаний). Если добавить к этому фирмы, оказывающие услуги (25%), занимающиеся созданием сайтов (более 8%) и интернет-маркетингом (почти 7%), в сумме выходит порядка 70% организаций. По количеству номеров на компанию лидирует Центральный федеральный округ: здесь на один офис приходится 1,4 номера.
Оборудование для организации связи в офисе
С классическими аналоговыми телефонными аппаратами ситуация более-менее ясна: при организации традиционного типа связи вам необходимо купить обычные телефоны и, при необходимости, мини-АТС. Эти виды техники отличаются как по стоимости (от самых недорогих моделей по цене в сотни рублей, до системных станций за несколько десятков тысяч), так и по количеству поддерживаемых функций (DECT-телефон, конференц-телефон и т.д.).
Если же вы остановились на услугах IP-связи, то вам понадобятся соответствующие IP-телефоны. В России наибольшей популярностью пользуются аппараты производителей Gigaset, Cisco, AudioСodes. Альтернатива покупке специальной техники — подсоединение классических телефонных аппаратов к IP-шлюзу — адаптеру, преобразующему аналоговый сигнал в цифровой. Подключить к такому устройству можно сразу несколько телефонов, снизив таким образом затраты на оборудование. Есть возможность использовать и обычные сотовые аппараты и смартфоны, с помощью специального ПО или настройки переадресации. В этом случае никаких дополнительных трат на покупку техники не потребуется вовсе. И наконец, популярной является организация телефонии через офисные компьютеры и ноутбуки — на них устанавливается необходимый пакет программ и в дальнейшем для совершения звонков остается лишь приобрести гарнитуру.
Подключение аналоговой телефонии, включая покупку мини-АТС и другого оборудования, будет стоить примерно 50 000 рублей. Организация виртуальной АТС обойдется значительно дешевле — от 2000–2500 рублей.
Бывают ситуации, когда офисы компании находятся в удаленной от крупных городов местности (например, в Заполярье), где возможность организации аналоговой и интернет-связи в принципе отсутствует. В таких случаях можно приобрести спутниковые телефоны и подключить соответствующие услуги. Расценки на данный тип связи очень высоки, а качество значительно хуже, чем у других вариантов. Однако в отсутствии альтернатив спутниковая телефония становится единственно возможным решением.
Этапы подключения и настройки офисной телефонии
Чтобы установить телефон в офис, в первую очередь следует решить, какой тип связи будет использован. Как правило, крупные организации предварительно составляют техническое задание, в котором определяют количество и виды телефонных аппаратов и линий, необходимость установки мини-АТС, а также выбирают компанию-провайдера, ориентируясь на условия и тарифы.
Если выбран аналоговый тип связи, то алгоритм действий будет следующий:
- Подача заявки на подключение оператору.
- Прокладка кабелей.
- Установка телефонных аппаратов.
- Проверка работоспособности системы и качества связи.
- Обучение сотрудников.
Дополнительно заключается договор сервисного обслуживания. Весь процесс может занять длительное время — это будет зависеть от количества свободных линий и сотрудников у оператора, а также от технической сложности подключения.
Для тех компаний, которые выбрали IP-телефонию, подключение услуги происходит гораздо быстрее — 10–15 минут — и осуществляется в «Личном кабинете» на сайте провайдера. При этом возможности инструмента впечатляют:
- подключение почти неограниченного числа телефонов (особенно это важно для организации call-центров или горячих линий);
- подробная статистика расходов на связь;
- подключение функции «виртуальный секретарь»;
- возможность быстрой настройки переадресации и других параметров;
- запись звонков;
- составление черных списков;
- предоставление отчетов по любому интересующему параметру и многое другое.
Где можно заказать услугу телефонизации офиса?
Выбор компании-провайдера зависит от типа связи. Операторов аналоговой телефонии в нашей стране немного, и выбор обычно ограничивается двумя–тремя. При подключении IP-телефонии задача осложняется: в России работает порядка четырехсот провайдеров интернет-связи. Однако не все из них способны обеспечить должный уровень качества услуг и сервиса. Наши эксперты рекомендуют обратить внимание на услуги крупных операторов федерального масштаба, например на компанию «МТТ» и ее виртуальную АТС. При использовании данного сервиса не нужно приобретать специальное оборудование для начала работы. Подключение производится онлайн через сайт провайдера, прием звонков осуществляется при помощи софтфонов, компьютеров или мобильных телефонов сотрудников. При необходимости можно подключить и обычные аппараты через шлюз или приобрести специальные SIP-телефоны».
Организовать IP-телефонию в офисе можно несколькими вариантами. Это будет напрямую зависеть от масштабов компании, а также от потребностей предприятия и желаний заказчика. Каждый из вариантов обладает различным функционалом и имеет как свои достоинства, так и недостатки. В данной статье рассмотрим возможные схемы приема и совершения звонков посредством IP-телефонии, и что нужно сделать для ее организации в офисе.
Типы IP-телефонии
На сегодняшний день голосовая связь для бизнеса в IP-сетях может осуществляться по нескольким сценариям: «компьютер-компьютер», «компьютер-телефон», «компьютер-смартфон», «телефон-телефон», «телефон-смартфон», «смартфон-смартфон». Некоторые из них по своему принципу особо не отличаются. Это, например, «компьютер-компьютер», «компьютер-смартфон» и «смартфон-смартфон», поскольку в первом и втором варианте процесс приема и передачи голоса осуществляется посредством софтфонов. Рассмотрим 3 основных сценария осуществления звонков с помощью IP-телефонии.
«Компьютер-компьютер»
Для организации связи по такой схеме между двумя и более компьютерами (ПК или ноутбуки), понадобятся выход в Интернет или в другую IP-сеть, наушники и микрофон, а также специальная программа — софтфон (X-Lite, Zoiper, Linphone, Bria, SJphone и т.д.), благодаря которой, в сети между несколькими абонентами передается и принимается голос, видео. Такие программы, с помощью специальных протоколов, обрабатывают и передают данные на SIP-сервер, а сервер на софтфон, установленный на другом компьютере. На сегодня при передаче голоса в IP-сетях используются такие протоколы: SIP, H.323, SCCP, H.248, IAX2, RTP, SRTP и другие. Преимуществом связи по такой схеме являются бесплатные звонки внутри IP-сети. Данный сценарий аналогичен «компьютер-смартфон» и «смартфон-смартфон», а также звонкам между SIP-телефонами. Для приема и передачи голосовых данных на смартфон или планшет тоже устанавливается софтфон. Само собой гарнитура в таком случае может не понадобиться.
Основное отличие варианта «компьютер-компьютер» от «компьютер-телефон» и «телефон-телефон» в том, что голосовые данные передаются в IP-сети, не выходя из нее, то есть без выхода в телефонную сеть общего пользования (ТСОП).
«Компьютер-телефон»
Соединение между компьютером и телефоном сети общего пользования очень распространено, поскольку в достаточной мере соответствует нашему стилю жизни: покупки товаров и услуг посредством Интернет.
При таком варианте звонок с компьютера приходит на SIP-сервер провайдера IP-телефонии, который определяет, что вызываемый номер принадлежит телефонной сети общего пользования. Затем через встроенный шлюз SIP-сервер перенаправляет вызов на сеть телефонного оператора, который его маршрутизирует: переводит либо на своего абонента, либо на другого оператора местной, междугородней или международной связи. Звонок с телефона на компьютер происходит в обратном порядке.
Шлюз, который обеспечивает взаимодействие ТСОП и IP-сетей при таком сценарии звонков, может быть как отдельное устройство, так и интегрированным в оборудование сетей IP или общего пользования.
«Телефон-телефон»
Эта схема звонков между двумя аналоговыми телефонами типична как для частных IP-сетей, так и для звонков между абонентами фиксированной связи.
В первом варианте телефоны находятся в одной IP-сети. Для установления сеансов связи они подключаются напрямую к офисной АТС или к VoIP-шлюзам, а последние к IP АТС, где и происходит коммутация звонков.
Во втором случае сценария «телефон-телефон» виртуальная телефония дает абонентам фиксированной связи альтернативу междугородних и международных звонков. С обычного телефона абонент дозванивается на интегрированный шлюз провайдера IP-телефонии (облачная АТС). Происходит аутентификация, и провайдер в свою очередь через Интернет или выделенные линии обеспечивает установление контакта с телефоном вызываемого абонента другой ТСОП.
Варианты организации IP-телефонии
Рассмотренные варианты совершения и приема звонков возможны как в случае с офисными, так и с виртуальными АТС.
На базе офисной АТС
Установка IP-телефонии на базе офисной АТС потребует немало оборудования и материалов. В качестве АТС в офисе может быть использована аналоговая, цифровая, гибридная АТС, а также сервер АТС, которым может выступать обычный ПК или ноутбук. При использовании любого типа офисной АТС требуется взаимодействие с Интернет и ТСОП, что обеспечивают провайдеры IP телефонии или виртуальных АТС.
Аналоговые АТС отличаются от других наименьшей ценой порта. В цифровых станциях аналоговый голосовой сигнал преобразуется в электрический цифровой, который после коммутируется. В гибридных АТС сигнал не оцифровывается, а коммутируется в обычный аналоговый тональный сигнал. Кроме того программное обеспечение гибридных АТС такое же, как и в цифровых. К гибридным АТС можно подключать как аналоговые, так и системные телефоны.
Для подключения офисной (аналоговой, гибридной или цифровой) АТС к IP-телефонии потребуются свободные порты FXO, скоростное интернет-подключение, VoIP шлюз с FXS портом, поддерживающий SIP-протокол. Настроенные линии FXS подключают к свободным FXO портам офисной АТС. После производятся настройки маршрутизации одних звонков на городскую АТС, других — через VoIP шлюз в IP-сеть.
Для работы АТС на сервере, которой располагается на компьютере, понадобится программное обеспечение. В настоящее время имеется много готовых решений для телефонии, как платных, так и бесплатных. Наиболее популярными программными платформами являются Asterisk, Yate, SipXecs, FreeSWITCH. При развертывании IP-телефонии на базе программной офисной АТС следует также понимать, что для настройки, обслуживания и поддержки сервера потребуются время, большие знания или же наличие в штате высококвалифицированного технического персонала. Это касается также подключения многоканальных номеров, переадресации и даже доступа к статистике телефонных разговоров.
Организовав IP-телефонию на базе офисной АТС, можно использовать в работе как обычные городские номера, так и сотовые, и SIP-номера. Такая организация позволяет с легкостью взаимодействовать с сотовой, фиксированной, спутниковой, IP и DECT сетью.
При настройке офисной АТС каждому телефону присваивают номер, который впоследствии связывают с городским, что позволяет без проблем переадресовывать звонки с городских номеров на внутренние без дополнительного перезвона. Для взаимодействия с сотовыми сетями офисные АТС оснащаются GSM-шлюзами. В них устанавливаются SIM-карты.
IP-телефония на базе виртуальной АТС
Для организации виртуальной IP-телефонии в офисе на базе виртуальной АТС не потребуется такого количества оборудования и затрат времени, как в предыдущем варианте, так как ее сервер находится в «облаке» на стороне провайдера. Достаточно будет лишь SIP-телефонов, аналоговых телефонов с SIP-адаптерами, VoIP-шлюзами или софтфонов.
При таком решении все входящие звонки IP-сети или ТСОП поступают на облачный сервер. А уже оттуда через Интернет переадресовываются на SIP-телефоны, софтфоны, мобильные или телефоны фиксированной связи. Подключиться к облачному серверу можно также с помощью планшетов или смартфонов, используя при этом 3G или 4G технологии.
Некоторые провайдеры облачных АТС предоставляют открытый API интерфейс, с помощью которого можно интегрировать CRM-системы и другие собственные или сторонние приложения.
Организовав IP-телефонию на базе виртуальной АТС, можно без лишних забот получить в пользование многоканальные номера, номера в формате 8800, прямые городские номера, а также короткие и красивые номера, которые очень легко запоминаются.
Доступ к виртуальной АТС предоставляют провайдеры, отличающиеся между собой набором предоставляемых услуг и, соответственно, ценой. Поэтому при выборе провайдера следует отталкиваться от желаемого набора функций, постепенно отсеивая тех поставщиков, которые не соответствуют требованиям.
Одно из главных преимуществ в том, что настройку и обслуживание ВАТС полностью обеспечивает провайдер, поэтому не придется содержать в штате грамотного специалиста для ее обслуживания. При этом, многие возможности IP-телефонии уже внедрены провайдером, и для получения необходимой услуги достаточно будет просто заказать ее.
Какой способ лучше
На каком варианте организации IP-телефонии остановиться зависит напрямую от масштабов предприятия, сферы его деятельности, поставленных целей и задач. При целесообразности использования компанией мощного дорогостоящего оборудования для внедрения офисной АТС, особенно это касается крупных предприятий, преимуществом будет самостоятельный контроль телефонной сети компании. Это позволит не зависеть от неполадок на стороне поставщика услуг. Однако при любой поломке необходимо будет привлекать специалистов, либо же держать на этот случай квалифицированного работника в штате. Такую АТС можно доработать под нужды конкретного бизнеса и не ограничиваться при этом стандартными функциями. Еще одним плюсом офисной программной АТС является то, что запись всех разговоров, статистические и аналитические данные находятся непосредственно в компании и недоступны больше никому. Такой вариант подойдет для больших и средних предприятий с развитой сетевой инфраструктурой и значительным бюджетом.
К недостаткам данного варианта можно отнести высокую стоимость оборудования и материалов, сложность настройки, привязку к физическому адресу и временные затраты на техническое обслуживание.
Облачная АТС предлагает своим пользователям легкое и простое решение для бизнеса без значительных затрат на оборудование, настройку и техническую поддержку продукта. Посредством виртуальной АТС можно объединить офисы, которые находятся не только в разных городах, но и в других странах.
Лишь в некоторых случаях к недостаткам можно отнести ограниченный набор доступных функций. Само собой решение на базе виртуальной АТС требует наличия стабильного и качественного интернет-соединения, без которого телефония попросту не будет работать. Как говорилось выше, свободно внедрять собственные приложения, функции, расширения для телефонии, возможно, поскольку некоторые провайдеры, такие как 1ATS предоставляют открытый интерфейс API.